Imagina que estás construyendo una casa. Para que sea funcional y duradera, necesitas dos cosas fundamentales: una estructura sólida y los muebles adecuados. La estructura organizacional es como la base y los muros de esa casa: define el diseño, las divisiones, y las conexiones internas. Las descripciones de puesto son como los muebles: cada pieza cumple un propósito específico, aporta valor y debe encajar perfectamente en el espacio asignado.
Como en una construcción cada espacio tiene una función específica y requerimos los muebles y electrodomésticos que aplican en cada caso. No podemos poner el baño en la cocina ni la sala en la habitación. Tampoco podemos pretender poner la cama en la sala y el sofá en el cuarto principal. Seria una locura pretender que el refrigerador sirva para cocinar la comida y que la estufa enfrié los alimentos.
Si alguno de estos elementos falla, la casa se vuelve inestable o poco funcional. Lo mismo ocurre en las organizaciones: una estructura débil o descripciones de puesto mal diseñadas generan confusión, ineficiencia y desmotivación.
Es por eso que las estructuras organizacionales deben estar bien diseñadas desde el inicio y evitar los cambios constantes. Así mismo, las descripciones de los puestos deben responder a lo que las estructuras demandan para lograr los objetivos estratégicos que la organización ha definido.
Un diseño estructural correcto y un buen manejo de las descripciones de puesto son la base para una operación eficiente y para que la empresa logre aquello que se ha propuesto en tiempo y forma.
Mejores Prácticas y Tendencias en Estructuras Organizacionales y Descripciones de Puesto:
1️⃣ Flexibilidad Organizacional: Diseñar estructuras menos jerárquicas y más simples y ágiles para responder rápidamente a los cambios del mercado. Las estructuras planas reducen la burocracia y facilitan la comunicación y la ejecución. Tener el personal justo y necesario es vital para contar con estructuras eficientes.
2️⃣ Gestión Estratégica. Los cambios en estructura y puestos se refieren a los cambios, proyectos y objetivos estratégicos. Por eso se llevan a cabo en fechas puntuales a partir de un análisis concienzudo. Las personas se ajustan a las estructuras y los puestos y no al revés.
3️⃣ Uso de Tecnología: Implementar software para mapear y gestionar la estructura y las descripciones de puesto de manera dinámica.
4️⃣ Socialización Continua: Asegurarse de que todos los colaboradores comprendan sus roles, responsabilidades y su impacto en los objetivos organizacionales.
5️⃣ Enfoque en la Experiencia del Colaborador: Diseñar puestos que fomenten la motivación, el crecimiento personal y la alineación con los valores de la empresa.
Errores Fatales que Cometen las Empresas:
1️⃣ Estructuras Verticales: Crear jerarquías excesivas que dificultan la comunicación y la toma de decisiones. Tener demasiados caciques y pocos indios. Es decir, muchos jefes y poco personal para realizar el trabajo.
2️⃣ Descripciones Genéricas: No detallar adecuadamente las responsabilidades y competencias requeridas, lo que genera ambigüedad y bajo rendimiento.
3️⃣ No Respetar las Estructuras. Ignorar la cadena de mando y pasar por encima de los puestos para comunicar y dar instrucciones o seguimiento. Crear puestos "botella" sin funciones ni aportes claros. Llevar a cabo cambios constantes en las estructuras y los puestos, generando inestabilidad e inconsistencia.
4️⃣ Asignar Tareas Inadecuadas: Designar responsabilidades que no corresponden con las competencias o experiencia del colaborador. Manejo de los procesos de adquisición de talento, formación y desarrollo desalineados de las descripciones de puesto.
5️⃣ Falta de Comunicación: No socializar la estructura ni las descripciones de puesto con los ocupantes, generando desalineación y desmotivación y favorecienco que se usurpen o dupliquen funciones.
Definir una estructura organizacional adecuada y contar con descripciones de puesto claras y actualizadas no es solo una tarea administrativa, es un pilar estratégico. Una empresa sólida es como una casa bien construida y amueblada: resistente, funcional y adaptada a las necesidades y objetivos de la familia que la diseña y construye.
📩 Si necesitas ayuda para construir tu "casa organizacional", contáctanos y trabajemos juntos en el diseño de una estructura y del mobiliario (descripciones de puesto) que te lleven al siguiente nivel.
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